本来会社を経営していると当然売上が発生します。
勿論売上があると言う事は買い手がいると言うことになります。
売上は売掛金となり、買い手には買掛金が発生します。
そして、そのお客様と取引をする場合には予め契約を締結して取引を開始する必要があります。
その契約の中には代金の支払い方法も明記されている必要があります。
「何日締め」の「何日払い」の支払方法は現金・振込・手形払い等記載されているべきです。
また場合により、支払いの不履行が有った場合のペナルティも記載しておくべきです。
そして取引を開始して商品を納品し、約束の日に代金の支払いを受けます。
そしてその繰り返しで商取引が行われて行きます。
ところが、商品を納品しても約束の日に支払いが行われない場合が発生します。
これが不良債権と言われる物の始まりとなります。
この場合の代金の取り立て方法についてまとめてみたいと思います。
まずは確認しておくべきこと
- 基本契約書が締結されているか
- 注文書が取得されているか
- 納品書が発行され受領書が取得されているか
- 請求書はキッチリと発行されて相手方に届いているか
- 約束の日に集金や振込の確認などをキッチリと行っているか
- 代金が払われていない場合は、キッチリと催促をしているか
- 催促の方法は適切か
- 法的手段は検討され実施しているか
1.基本契約書が締結されているか
継続的な商取引を行う場合には、基本契約の締結は必須と考えます。
その基本契約書には、納品方法やその検収方法、さらに代金の支払い方法と支払日そして契約が不履行となった場合のペナルティなどが書かれています。
従って、もし代金が払われない場合にはこの基本契約書に基いて法的手段が取れるようになっていないといけません。
ですから、販売した商品について代金が完済されるまでは、その所有権を留保したりと言った契約文言を追加することも有利となります。
要するに、代金が完済しない場合はその商品の所有権は売主にあると言うことで、裁判所に仮処分を申し立てれば取り返す事も可能と言うことになります。
ですから、そのような売主に有利な条件を基本契約書に記載しておくと有利に債権の保全を行うことが出来ます。
2.注文書が取得されているか
販売した商品について、代金が未払いで有ることを第三者にも確認できるかどうかと言った点で買主が発行した注文書は必要となります。
これは裁判に代金未払いの訴えを提訴する場合には必ず必要となるので、必ず注文書の取得が必要となります。
もし、今の時点で注文書がなければ買主と友好的な間に注文書を後からでも良いので取得し裁判の為に準備しておく必要があります。
3.納品書が発行され受領書が取得されているか
この納品書や受領書についても、後日商品を納品した証拠となるので必ず取得しておかなければなりません。
これも後日裁判を提起する場合の証拠となるので必ず取得しておく必要があります。
また、この受領書のサインについては必ず相手が確かに受領した事が解るようになっていないといけないので、受領責任者か会社の代表など受領権限のある人の受領確認があればベストです。
決して、販売者が捏造してはいけませんし、シャチハタなどのようなどこででも手に入れられるような印鑑では不十分ですので注意下さい。
4.請求書はキッチリと発行され相手方に届いているか
請求行為をしないと相手方は支払いません。
ですから必ず約束の日に請求書が発行されていなければなりません。
請求行為をしない場合には、消滅時効になり代金が回収出来ない場合も出てきます。
さらに、当たり前の話ですが請求書が相手の指定した場所に届いていないといけません。
例えば、通常取引しているのは大阪の倉庫だけども、請求書は東京の本社に送付するように依頼されていた場合には必ず東京の本社に送付すべきです。
大阪の倉庫には専門の事務の人間が居ないかもしれないので、請求書が届いても放置される可能性もあるからです。
また、幾ら請求書を送付しても代金の支払いが無い場合には請求書を配達証明にて送付して受取を確認する必要もあるかも知れません。
いずれにしても買主の指定した場所に確実に請求書が届くようにすることと、それが届いているかどうかの確認が大切です。
5.約束の日に集金や振込の確認などをキッチリと行っているか
買主との約束の日に代金が入金されているかの確認は非常に大切です。
集金の場合は、集金日に行くのは当然ですが、事前に電話で「明日集金にお伺いさせていただきますので宜しくお願いします。」と一言連絡をしておけば確実に集金が出来るかも知れません。
また、振込の場合でも振込日には振込が必ず行われて入金されているかの確認が必要です。
何時もキッチリと振り込んでもらっているので大丈夫とは決して思ってはいけません。
例えば、何時もはキッチリと振り込んでくれているのに振り込んでくれていない場合には何らかの理由があるからです。
またその理由は重大なものかも知れないからです。
- 自己破産寸前でお金が無い場合
- 商品に不備や不満がある場合
- 請求書が届いていない場合
- 代表者に不幸事があり決裁されていない場合など色々とあります。
買主に出向き、他社よりも優先して支払いをして頂けるように直談判が必要ですし、場合によれば販売した商品を引き取る事も可能かもしれません。
また、その他の理由により支払いがなされなかった場合には、ユーザは当社に対して不満があるかも知れませんので、今後の取引も考えて不満を解消しないといけません。
ですから、入金の確認は一刻も早くしないと対応が遅くなり手遅れになるから重要です。
6.代金が払われていない場合は、キッチリと催促をしているか
上記の5.でも記載したように、破産寸前の状態であれば直ぐにでも回収の督促が大切です。
買主の資金繰りの状態により、代金の催促がされない場合は放置しておく買主も居るでしょう。
例えば、誰かに借金をした場合は、催促が無ければ何時までも返さず放置しておくのが一般的です。
何故なら、お金無いからお金を借りるからです。
お金が余っているなら逆に早く集金に来いと叱られるでしょう。
ですから、支払日に代金が回収出来ないユーザについては資金繰りが苦しいと考えて、しつこく代金の催促をすべきです。
「何時でも良いから回収しよう」とのんびりしているとお金の無い相手からは絶対回収出来ません。
7.催促の方法は適切か
代金の支払いが遅れている場合には適切な催促が行われていなければ回収は出来ません。
その為には、キッチリと順序立てて計画を持って催促に当たらなければなりません。
代金の未払いが確認出来た場合は
即日に買主に電話や訪問にて未払いの確認を取り、未払い代金の支払いの期日の約束を取り付ける事です。
そして約束の日に代金の回収があるかどうかの確認が大切です。
そしてその代金も未払いとなった場合には、これ以上待てない事や担保の取得などの交渉が必要となってきます。
また、場合により法的な手続きもチラつかせて此方は真剣に代金の回収を図っている事を相手に気づかせる必要があります。
8.法的手段は検討され実施しているか
代金の未払いが発生したら、代金回収の為に法的手段を含んだ回収計画を立てておかなければなりません。
- 今現在の残高確認を送付して、その残高確認書に確認印を求めておく
- 内容証明郵便にて、再度請求書を送付する
- 支払確約書に署名捺印を取得する
- 担保（譲渡担保など）を取得する
- 取引銀行などを調べておいて差し押さえが出来るように準備しておく
- 所有権留保付きで販売した商品があれば、仮処分が出来るように準備しておく
- 売掛金未払請求の訴訟の準備もしておく必要がある
そして幾ら催促しても代金が回収出来ない場合は、決断が遅くならない内に法的手続きに入り、仮処分・差押などを実施して回収を図る事が大切です。
決して、代金回収を条件に追加で商品を販売したり、代金回収を必要以上に遅らせて回収出来ない状態にならないようにしないといけません。
泥棒に追い銭
お人好し
になれば回収は出来ません。
商売は慈善事業ではありませんから、契約に基いて粛々と代金回収まで行わないといけません。
